Whistleblower-ordningen

Whistleblowerloven – hvad er det, som du skal huske?

Fra og med den 17. december 2023 er det påkrævet for alle arbejdspladser med 50 medarbejdere eller flere at etablere en whistleblowerordning. 
Implementeringen af selve IT-systemet er normalt en relativ hurtig proces. Det egentlige tidskrævende arbejde ligger i at opfylde de øvrige krav i lovgivningen, såsom juridisk dokumentation, etablering af arbejdsgange, oprettelse af en whistleblowerenhed og overholdelse af GDPR-reglerne.

Vi tilbyder en komplet løsning, hvor der kommer styr på det hele

Den nyligt indførte whistleblowerlov pålægger arbejdspladser at etablere en intern whistleblowerordning.
Konceptet er faktisk ganske enkelt: En medarbejder skal have mulighed for at rapportere om overtrædelser af arbejdsmiljøregler, andre lovmæssige brud og tilfælde af chikane. Modtageren af disse indberetninger kan være enten en HR-chef eller en ekstern specialist, alt efter ledelsens valg. Man kan ikke bruge ordningen til at indberette til en offentlig myndighed. 

Loven gælder for arbejdspladser, der har 50 medarbejdere eller flere, og træder i kraft den 17. december 2023. For virksomheder, der har over 249 medarbejdere, har denne ordning været obligatorisk siden 17. december 2021.

Selvom kravet om et IT-system kun beskrives kort i loven, udgør det ikke den egentlige udfordring. Der er kun brugt 1½ linje til dette aspekt. Til gengæld beskrives en lang række andre krav detaljeret over mange sider. Det rækker for vidt at gennemgå alle kravene her, men nogle af dem kan fremhæves:

• Virksomheden skal udarbejde skriftlig juridisk dokumentation for, hvordan de opfylder lovens krav.
• Der skal udarbejdes skriftlig dokumentation for, hvordan ordningen overholder GDPR-reglerne.
• Proceduren for, hvordan indberetninger håndteres og integreres i de eksisterende forretningsgange, som den påkrævede whistleblowerenhed skal følge, skal beskrives.
• Der skal udarbejdes informationsmateriale til medarbejderne.

Sørg for, at sikkerheden er i orden
Loven pålægger et krav om fortrolighed. Det er indlysende, at rapportering fra en medarbejder (whistleblower) vedrørende alvorlige overtrædelser, såsom arbejdsmiljøregler, ikke er ønskværdigt at blive offentliggjort.

Vi har valgt en platform, som har gennemgået omfattende test og aktuelt anvendes af over 4.000 virksomheder samt offentlige institutioner globalt. Blandt de danske brugere af platformen findes Statens IT, Rigspolitiet, flere ministerier og kommuner, der stiller strenge krav til både driftsstabilitet og sikkerhed. Den samme platform er også blevet adopteret af organisationer som Amnesty International og Transparency International.

Hvordan kommer du i gang?
Der er flere aspekter at tage højde for, når du planlægger implementeringen af en whistleblowerordning. Justitsministeriet har udgivet en omfattende vejledning på 33 sider, der giver en overordnet beskrivelse af kravene i whistleblowerloven.

Alternativt kan du også henvende dig til os. Vi er fuldt bekendt med alle aspekter af whistleblowerloven, ned til mindste detalje.

Vi præsenterer en helhedsorienteret løsning, der omfatter en bred vifte af dokumenter, skabeloner, informationsmateriale, juridisk dokumentation, whistleblowerpolitik og GDPR-dokumentation.

Vores system er udstyret med en app, tilgængelig på både App Store og Google Play, som gør det ekstremt let for medarbejdere at indberette. Dette sparer dig tid på at skulle igennem omfattende træningsforløb for dine ansatte.

Når ordningen først er på plads, kræver det vedvarende opmærksomhed og en klar beredskabsplan til at håndtere indberetninger. Dette er også noget, vi kan hjælpe med. Vi tilbyder konstant overvågning af jeres IT-system, døgnet rundt, samt modtagelse og behandling af indberetninger. Vores dedikerede team af psykologer og juridiske eksperter gennemgår indberetningerne og udarbejder forslag til, hvordan I bedst håndterer hver situation.

Sørg for, at der ikke bliver brug for whistleblowerløsningen
Vores mål er at minimere behovet for selve whistleblowerløsningen. Selvom det måske virker paradoksalt, at vi som udbyder af løsningen siger det, ser vi det som vores ansvar at sikre, at I i første omgang undgår at skulle ty til whistleblowerordningen.

Når en medarbejder når til det punkt, hvor de føler, at situationen er alvorlig nok til at gøre brug af systemet, kan tingene være tæt på at eskalere ud af kontrol. Der kræves omfattende indsats og arbejde for at inddæmme situationen og løse problemerne. Det er langt mere hensigtsmæssigt at gribe ind i begyndelsen, før sagerne får mulighed for at udvikle sig til større udfordringer.

Vi præsenterer en løsning, der sigter mod at skabe klarhed og orden på forhånd og i videst muligt omfang reducere behovet for medarbejdere til at ty til ordningen. Samtidig er det afgørende, at medarbejderne er bekendt med muligheden for at henvende sig til arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentanten. Vores opfattelse af whistleblowerordningen er som en nødsituationssikring, som medarbejdere kan anvende som en sidste udvej.