Camilla Schriver er arbejdsmiljørådgiver og cand.psych. og ekspert inden for trivsel, mental sundhed og de organisatoriske praksisser, der former hverdagen på arbejdspladsen. Artiklen er skrevet i anledning af ArbejdsmiljøEksperten Sundhedsuge i uge 41, hvor vi sætter fokus på mental og fysisk sundhed på arbejdspladsen gennem workshops, inspiration og konkrete perspektiver på et sundere arbejdsliv. Camilla er en af de undervisere, man kan booke i forbindelse med ArbejdsmiljøEkspertens Sundhedsuge.
En udfordring, jeg møder igen og igen i organisationer, er, at mennesker taler sammen uden nødvendigvis at forstå det samme. Opgaver sættes i gang, aftaler indgås, og beskeder gives videre, men alligevel opstår der fejl, frustrationer og et unødigt pres i hverdagen.
Det skyldes sjældent manglende vilje eller ansvarlighed, men snarere at man forveksler det sagte med det forståede. Det viser sig også i de situationer, hvor der spørges: “Er det forstået?” eller “Giver det mening?” og gives et hurtigt ja til svar.
Et bekræftende svar er imidlertid ikke nødvendigvis udtryk for, at forståelsen faktisk er fælles. Dels kan det være vanskeligt at sige højt, at man ikke helt har forstået, hvad der menes. Dels kan man i situationen opleve, at budskabet giver mening og tro, at forståelsen svarer til afsenderens intention, for senere at opdage, at budskabet blev forstået på en anden måde. Det er ikke nødvendigvis et udtryk for uklarhed eller uopmærksomhed, men for at mennesker skaber mening ud fra forskellige erfaringer, perspektiver og antagelser. Derfor er der behov for en anden form for afstemning, hvor forståelse ikke reduceres til et ja eller nej, men undersøges mere eksplicit.
Hvad er back brief?
Det er i dette spænd, at back brief bliver relevant. Back brief er i sin enkelhed en praksis, hvor modtageren af en besked, opgave eller instruktion gengiver sin forståelse med egne ord, så afsenderen kan bekræfte eller korrigere. Begrebet har rødder i en militær kontekst, hvor præcis forståelse og tydelig koordinering kan være afgørende, men i dag er det mindst lige så relevant i almindelige arbejdsfællesskaber. Det handler ikke om kontrol, men om afstemning.
Et typisk back brief kan lyde: “Bare lige så jeg er sikker – det du ønsker er, at jeg …?” Det tager få sekunder, men kan have stor betydning for kvaliteten af samarbejdet, fordi det synliggør, hvad der faktisk blev sagt, hvad der blev hørt, og hvor der eventuelt er forskelle mellem de to. Det er ofte netop her, de små belastninger i arbejdslivet begynder. Misforståelser koster energi, uklarhed skaber usikkerhed, og gentagelser eller fejl skaber frustration. Når forståelsen ikke afstemmes undervejs, fører det let til unødigt tidspres, irritation mellem kolleger, lavere kvalitet og i sidste ende påvirket trivsel.
Back brief giver jer et fælles referencepunkt
Det særlige ved back brief er, at praksissen skaber et fælles referencepunkt, mens der stadig er mulighed for at korrigere forståelsen. Hvis en leder for eksempel siger: “Kan du tage den første del af mødet med kunden og sikre, at vi også får vendt tidsplanen?”, vil et back brief være, at medarbejderen svarer: “Ja, så jeg tager den indledende del af mødet og sørger for, at vi får afklaret tidsplanen, før vi går videre.” Det er en lille handling, næsten ubemærket, men den mindsker risikoen for, at forventninger og forståelse glider fra hinanden. På den måde flytter back brief kommunikation fra noget, der antages at fungere, til noget, der faktisk undersøges og afklares.
Derfor ser jeg heller ikke back brief som et enkelt kommunikationsgreb, men som en organisatorisk praksis med betydning for samarbejdets kvalitet. Når en medarbejder, kollega eller leder sætter ord på sin forståelse af en opgave, en beslutning eller en prioritering, opstår der et fælles orienteringspunkt. Forskelle mellem intention og fortolkning bliver synlige, mens det stadig er muligt at justere kursen. Det afgørende er ikke, at noget gentages ordret, men at forståelsen bliver gjort eksplicit. I den forstand er back brief ikke kun relevant i sikkerhedskritiske miljøer, men i alle sammenhænge, hvor arbejdet afhænger af koordination, præcision og gensidig forståelse.
De belastninger, der følger af utilstrækkelig afstemning, fremstår sjældent som store eller dramatiske hændelser. Oftere viser de sig som små, kumulative effekter: arbejde, der må laves om, beslutninger, der trækker ud, uklarhed om prioriteringer eller relationel friktion, som gradvist sætter sig i samarbejdet. Noget af det, der let beskrives som dårlig planlægning, lav robusthed eller manglende eksekvering, kan i virkeligheden også handle om noget mere basalt: at forståelsen ikke blev tilstrækkeligt afstemt fra begyndelsen. Her bliver forbindelsen til mental sundhed tydelig. En del af den belastning, mennesker oplever i arbejdslivet, handler ikke alene om arbejdspres i klassisk forstand, men om en vedvarende kognitiv og relationel usikkerhed. Derfor giver det mening at betragte organisatorisk præcision som en væsentlig del af arbejdet med trivsel.
Back brief skaber psykologisk tryghed
I denne sammenhæng hænger back brief tæt sammen med psykologisk tryghed. Ikke fordi begreberne er identiske, men fordi back brief forudsætter en kultur, hvor det er legitimt at sige: “Lad mig lige sikre mig, at jeg har forstået det rigtigt.” Når det er muligt, mindskes den interpersonelle risiko ved at stille spørgsmål, korrigere misforståelser og bringe tvivl frem tidligt i processen. Det ligger tæt op ad Amy Edmondsons forståelse af psykologisk tryghed som en kontekst, hvor mennesker tør tage interpersonelle risici, fordi de ikke forventer at blive ydmyget eller sanktioneret for at sige noget usikkert, uafklaret eller foreløbigt (Edmondson & Lei, 2014; Nembhard & Edmondson, 2012).
Back brief er derfor også relevant i en bredere samtale om mental sundhed på arbejdspladsen. I AMEs Sundhedsuge sætter vi fokus på de daglige praksisser, som former trivsel, samarbejde og kvalitet i arbejdet, og her er back brief efter min vurdering et godt eksempel på, hvordan noget forholdsvis enkelt kan få væsentlig betydning. Ikke fordi det løser alt, men fordi det peger på noget grundlæggende: at mental sundhed ikke kun handler om den enkeltes evne til at håndtere pres, men også om den måde, vi organiserer forståelse, koordinerer arbejde og skaber plads til afstemning i hverdagen. Hvis vi ønsker mere bæredygtige arbejdsliv, kræver det efter min vurdering større opmærksomhed på de små organisatoriske praksisser, hvor belastning enten opstår eller forebygges.
Læs mere om ArbejdsmiljøEkspertens Sundhedsuge
Hvis temaerne i artiklen taler ind i noget, I er optagede af hos jer, er I meget velkomne til at booke Camilla til en workshop om mental sundhed og trivsel som en del af Sundhedsuge 41.